第一章  总  则

第一条  为进一步规范和加强辽宁省东北财经大学教育基金会（以下简称“基金会”）合同管理工作，确保基金会在经营活动中的合法权益，规避和防范法律风险，依据《中华人民共和国慈善法》《基金会管理条例》等法律法规和《辽宁省东北财经大学教育基金会章程》有关规定，结合基金会实际情况，特制定本办法。

第二条  本办法适用于基金会在参与社会经济和民事活动中，作为一方当事人，与其他自然人、法人或其他组织之间，为明确双方的权利义务关系所订立的书面协议。备忘录、确认函等其他形式的协议参照适用本管理办法。

第三条  凡以基金会名义对外发生的社会经济和民事活动，包括但不限于仪器设备及服务采购，合作办学，投资融资，技术开发、咨询、转让，捐赠，债权债务清偿等，都应当签订书面合同。其中，发生金额在5万元以下的，可不签订书面合同。

第四条  合同管理遵循“统一指导监督，分类归口承办，责任明确到人”原则。

第五条  合同的签订主体应为基金会。未经基金会授权或同意的，任何项目负责单位或个人不得以基金会的名义签订合同。

第六条  合同的主要内容包括：合同双方的名称、标的、数量、质量要求，价款或者报酬，付款方式，履行地点和方式及时间期限，违约责任，争议的解决方式等。

第七条  签订合同，须遵守国家法律法规，坚持平等互利、协商一致、诚实守信原则，维护基金会利益和社会公共利益。

第二章  合同管理机构和职责

第八条  基金会秘书处是基金会合同管理的归口部门，依合同内容关涉，相关部门和人员为合同的协助管理方，协助基金会秘书处负责合同的审签工作。

第九条  基金会秘书处合同管理职责

（一）建立健全基金会合同管理规章制度。

（二）为基金会各项目负责单位和负责人办理合同事务提供必要的法律咨询。

（三）合同签订前，核查合同内容的合法合规性。

（四）根据基金会授权，参与重大合同的洽谈、签署等工作。

（五）建立合同台账，做好合同的管理、备案、存档工作。 

（六）协助、督促合同履行和合同纠纷处理。

第十条  基金会秘书处对合同进行合规性审查，主要包括：

（一）合同条款或内容是否完备、具体、明确。

（二）合同的条款和内容是否违反法律法规、社会公共利益、社会经济秩序。

（三）合同的条款和内容是否有损基金会和东北财经大学的合法权益。

（四）双方责任划分及违约责任规定是否明确。

（五）是否提供签订合同的背景文件或支撑材料。

（六）需要审查的其他内容。

基金会可以委托法律顾问，协助基金会秘书处对合同文本进行合法性审查。

第三章  合同承办单位和职责

第十一条  合同承办单位一般应为合同内容所涉及的基金会项目负责单位或个人。合同内容涉及两个或两个以上单位的，须根据合同性质或主要条款确定牵头承办单位；仍不能确定的，则由合同经费负责方确定牵头承办单位。

第十二条  合同承办单位主要负责人为本单位合同管理责任人，合同承办单位应指定专人具体负责合同的有关事务。

第十三条  合同承办单位职责

（一）负责合同的可行性论证和合同对方当事人的资信调查。

（二）负责合同的洽谈和文本起草，并提交基金会秘书处审核。

（三）根据基金会秘书处意见，修改合同文本。

（四）负责合同的具体执行，跟踪掌握合同履行情况，及时向基金会秘书处通报合同履行过程中发生的问题，提出解决问题的意见和建议，收集保管合同签订及履行过程中形成的有关资料。

（五）及时向基金会秘书处提交签订完毕的合同，进行存档。

（六）处理合同纠纷。

（七）完成基金会秘书处交办的与合同事务相关的其他工作。

合同有牵头承办单位和协助承办单位的，一般由牵头承办单位承担上述职责，需要协助承办单位承担部分职责或提供有关配合的，由牵头承办单位进行协调或申请基金会进行协调。

第十四条  合同承办单位向基金会秘书处报送合同，须提交以下材料：

（一）合同拟定稿。

（二）履行公开招标程序的合同，须提供招标审批表、投标文件、中标通知书等；非公开招标的，应提供竞争性谈判记录、竞争性磋商记录、询价记录、单一来源采购说明等相关材料。

（三）对于承办会议的合同，须提供会议通知。涉及参会人员住宿餐饮的会议，应在会议结束后提供酒店住宿和用餐明细单。

第十五条  合同承办单位及其他有关部门对合同资料和文本负有保密保管责任，应建立健全合同资料内部管理制度，加强保密工作，防止合同资料和秘密外泄。

第十六条  基金会秘书处和合同承办单位应分别建立合同台账，实施动态管理，加强对合同的跟踪管理。合同台账可记载以下内容：序号、合同号、合同名称、签约单位、签约人、签约时间、终止时间、合同标的、合同金额、履行情况及违约、变更、转让、解除等事项。

第四章  合同订立和履行

第十七条  签订合同遵循“先审签、后履行”原则，合同承办单位须提前将草拟的合同文本报基金会秘书处履行审签程序，避免事后补签行为。特殊情形下补签的，须提前报请基金会秘书处同意。

第十八条  合同原则上须经基金会秘书处审核，报请基金会秘书长、理事长同意后，由基金会根据分级分类授权流程签订，具体流程如下：

（一）一般合同（合同金额5万元以上、不足10万元）：合同承办单位提交合同及相关材料，经基金会秘书处合规性审核通过后，报请秘书长审批同意，由基金会授权的合同签署人签订。

（二）重要合同（合同金额10万元以上、不足50万元）：合同承办单位提交合同及相关材料，经基金会秘书处合规性审核通过后，报请秘书长、理事长审批同意，由基金会法定代表人或其授权的核心管理人员签订。

（三）重大合同（合同金额50万元以上，或涉及投资融资、合作办学、重大捐赠等影响基金会核心权益的合同）：合同承办单位提交合同及相关材料，经基金会秘书处合规性审核通过后，报请秘书长、理事长审批同意，提交基金会理事会审议通过，由基金会法定代表人签订。

（四）特殊合同（发生金额不足5万元、但需签订书面合同的，或紧急补签、单一来源采购等特殊情形合同）：合同承办单位提交合同及相关材料，经基金会秘书处合规性审核通过后，报请秘书长、理事长审批同意，由基金会授权的合同签署人签订，补签合同须同步提交情况说明备案。

第十九条  合同一经签订即具有法律效力，合同承办单位应遵循诚实信用原则，全面履行合同义务，并及时了解合同相对方履行合同义务的情况，对合同履行进行监督。

第二十条  合同履行过程中，因情况发生变化或出现不可抗力需要变更或解除合同的，合同承办单位应及时与基金会秘书处沟通，并将有关情况报基金会秘书处备案。

第二十一条  依照本办法审签的合同，将作为合同付款及结算的凭证。凡未经审签程序的，基金会秘书处一律不予办理合同价款的预付和结算手续。

第五章  印章和文本管理

第二十二条  凡订立、变更、解除的合同，应当使用基金会印章，方可生效。

第二十三条  基金会印章由基金会秘书处专人保管，未经批准，任何部门和个人不得私自借用、代用印章，违反规定造成的后果，由印章保管人负责；如发生遗失，应及时报告处理。

第二十四条  合同执行过程中的往来函件，均随合同正本保存。合同执行完毕后，合同正本由基金会、合同承办单位和合同方各留存两份。

第二十五条  基金会秘书处对生效的合同，须建立档案，及时进行分类、整理、立卷，统一装订归档。如需调阅，按程序调用。

第六章  纠纷处理

第二十六条  合同执行过程中，如出现纠纷，应先由合同双方协商解决。协商不成的，依照合同约定，通过仲裁、诉讼等法律程序解决。

第二十七条  合同履约过程中，如发生违约事项，应按合同条款规定处理。合同承办单位应及时通知基金会秘书处，不得自行决定免责。合同争议或变更事项，其协商结果须形成书面协议，作为原合同补充，并按协议执行。

第二十八条  因合同纠纷进入仲裁或诉讼程序的，经基金会法定代表人授权后，基金会秘书处协助合同承办单位代表基金会应诉。

第七章  合同管理责任

第二十九条  在合同的签订、履行过程中，严禁合同承办单位通过拆分合同（含补充合同）、降低合同标的额或其他方式，规避有关法律法规和基金会审查。

第三十条  合同事务工作人员须依法依规严格履行职责，不得利用工作之便徇私舞弊、谋取私利，如发现以上问题，基金会将依照有关规定追究其相关责任。

第八章  附  则

第三十一条  本办法未尽事宜，按国家有关法律法规和基金会章程规定执行。

第三十二条  本办法由基金会负责解释和修订。

第三十三条  本办法自2025年12月20日理事会表决通过之日起施行。