第一章 总 则
第一条 为进一步规范和加强辽宁省东北财经大学教育基金会（以下简称“基金会”）采购管理工作，确保基金会资金的安全、合理使用，提高资金使用效益，防范廉政风险，促进基金会健康、可持续发展，依据《中华人民共和国政府采购法》《基金会管理条例》等法律法规和《辽宁省东北财经大学教育基金会章程》有关规定，结合基金会实际情况，特制定本办法。
第二条 本办法适用于纳入基金会预算管理的各类资金在境内开展的货物、服务、维修改造等采购。
（一）货物类：包括电子设备、办公家具、办公用品及耗材以及开展工作所需的其他物料用品等。
（二）服务类：包括法律咨询、财务审计、软件开发、系统运维、技术研发合作、检测认证、设备家具维修、物业管理、物流运输、人力资源、会议会展以及开展工作所需的其他服务等。
（三）维修改造类：包括办公及经营场所装修、维修、改造等。
第三条 采购工作遵循合法合规、公开透明、公平竞争、效益优先、诚实信用的原则。
第二章 管理及职责
第四条 基金会理事会是采购工作的决策机构，负责审批年度采购计划、重大采购项目等。
第五条 基金会设立采购工作小组，负责指导和配合基金会采购工作。采购工作按照“统一领导、归口管理、分级负责、依法采购”原则，建立立项申请、预算审批、归口审核、采购组织、合同签订、履约验收、全程监督“六位一体”的管理体系。
第六条 监督部门
基金会监事会负责对采购活动进行监督，对采购过程中的不规范或违规行为提出整改意见。
第七条 管理职责
（一）需求管理。需求方为基金会、基金会项目负责单位或东北财经大学的部门、单位、学院、机构，需求方负责提出采购需求，明确技术规格、数量、用途及时间要求；参与供应商技术方案评审及货物、服务验收；提供采购后的使用反馈，协助质量问题处理。
（二）采购管理。采购部门为需求方或基金会秘书处，负责接收采购需求、制定采购计划、选择合规的采购方式并组织实施；按照采购需求组织召开采购工作小组会议；签订合同并跟进履约，协调交货、验收及纠纷处理。
（三）财务管理。基金会秘书处负责会同学校财务处、采购与招标管理办公室审核采购预算及资金计划，控制成本；审核采购合同的支付条款；审核采购报销材料，按合同约定支付货款。
（四）法务管理。基金会秘书处负责会同学校法律事务办公室或委托相关律师，审核采购合同的违约责任等条款；处理采购纠纷的法律风险，参与仲裁或诉讼。
（五）质量风险防控管理。基金会秘书处负责会同采购与招标管理办公室监督采购流程的合规性；审核采购合同。
（六）验收管理。需求方或基金会秘书处负责接收货物并验收，反馈异常情况；管理库存。
（七）理事会：负责审批大额采购预算及重大采购项目；决策战略性采购；监督采购整体效率与合规性。
（八）采购工作小组：负责审批采购申请，小组成员名单以理事会审议为准。
第三章 采购方式及审批流程
第八条 采购方式及审批流程
采购按照金额分别采取不同的采购方式及审批流程。
第九条 特殊情形
（一）对于大额采购资金额度以下（0.5万元≤金额＜30万元）自行组织的采购项目，须至少三家供应商比价进行选择。在供应商确认程序上要明确责任人员，并将选择供应商的程序做好留痕记录，报销时作为支撑材料。
（二）特殊采购项目，例如：单一来源类的采购项目须列明特殊性原因，在《采购申请表》中详细描述。
（三）采用公开透明的电商平台采购的项目，报销材料须配产品页及支付页截图。
第十条 风险控制点
（一）需求申请：需求方负责人签字确认，避免超量采购；
（二）供应商选择：建立合格供应商名录，每年评估更新；
（三）合同签订：依法依规签订采购合同；
（四）验收结算：基金会秘书处与采购需求方参与验收，发票、合同、验收单“三单一致”。
（五）严禁通过拆分合同、化整为零等方式规避招标程序。
第四章 审计与监督
第十一条 基金会建立采购管理审计监督机制，不定期对采购事项开展专项审计，重点核查以下内容：
（一）采购程序合规性；
（二）大额采购集体决策及招标备案执行情况；
（三）供应商选择程序的规范性及留痕记录的完整性；
（四）是否存在拆分项目、化整为零等规避大额采购程序的行为。
第十二条 基金会的采购活动接受民政厅等上级管理部门、基金会监事会及东北财经大学财务、审计、采招等部门的监督检查，对发现问题限期整改并反馈结果。
第五章 制度备案与档案管理
第十三条 采购全流程档案，包括采购申请表、询价采购记录表、议事决策记录、招标（采购）过程材料、质疑投诉处理、合同、验收单、审计结果等，由基金会秘书处统一归档，保存期限不少于30年。东北财经大学档案馆要求存档的档案，按相关规定报档案馆存档。
第六章 附 则
第十四条 本办法未尽事宜，按国家有关法律法规和基金会章程规定执行。
第十五条 本办法由基金会负责解释和修订。
第十六条 本办法自2025年12月20日理事会表决通过之日起施行。
